En location meublée, le bailleur a le choix pour les charges : des provisions régularisées chaque année, ou un forfait fixe. Quelles charges peut-on récupérer sur le locataire, comment faire la régularisation, qui paie l'entretien de la chaudière, et comment les charges apparaissent-elles dans votre déclaration ? Voici les règles.
Forfait ou provisions : un choix fait dans le bail
| Provisions sur charges | Forfait de charges | |
|---|---|---|
| Principe | Avances mensuelles, ajustées aux dépenses réelles | Montant fixe, sans justification des dépenses |
| Régularisation | Une fois par an | Aucune : ni complément ni remboursement |
| Évolution | Les provisions s'ajustent aux dépenses | Révisable chaque année dans les mêmes conditions que le loyer |
| Limite | Seules les charges récupérables | Ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles |
Le même choix existe en colocation. Pour un bail mobilité, les charges sont obligatoirement au forfait.
Sources : loi n° 89-462, art. 8-1, 23, 25-10 et 25-18 ; consultés le 4 octobre 2026.
Quelles charges sont récupérables ?
Seules les charges de la liste réglementaire peuvent être récupérées sur le locataire. Elle comprend huit rubriques :
- ascenseurs et monte-charge (entretien courant, électricité) ;
- eau froide, eau chaude et chauffage collectif ;
- installations individuelles (chauffage, eau chaude) : entretien courant ;
- parties communes intérieures : électricité, produits d'entretien, entretien courant ;
- espaces extérieurs : entretien des voies, espaces verts, aires de jeux ;
- hygiène : sacs, produits, enlèvement des déchets ;
- équipements divers : contrats d'entretien courant ;
- impositions et redevances : taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage.
Non récupérables : la taxe foncière (hors ordures ménagères), les honoraires du syndic, les gros travaux, le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur.
Source : décret n° 87-713 du 26 août 1987, annexe, consulté le 4 octobre 2026.
L'entretien de la chaudière
L'entretien annuel d'une chaudière individuelle de 4 à 400 kW est à la charge du locataire, sauf clause contraire du bail. Il doit en conserver l'attestation.
Source : code de l'environnement, art. R. 224-41-4 à R. 224-41-9, consulté le 4 octobre 2026.
La régularisation annuelle des provisions
- Une fois par an, comparez les provisions versées aux dépenses réelles récupérables.
- Communiquez au locataire le décompte par nature de charges un mois avant la régularisation, avec, en copropriété, le mode de répartition entre locataires.
- Tenez les justificatifs à sa disposition pendant six mois.
- Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'exigibilité, le locataire peut demander à payer le complément en douze mois.
- Au-delà de trois ans, le bailleur ne peut plus réclamer de charges (prescription).
Sources : loi n° 89-462, art. 7-1 et 23 ; consultés le 4 octobre 2026.
Charges et impôts
- Au régime réel, les charges que vous payez (copropriété, énergie, entretien, assurance…) sont déductibles de vos recettes. Les sommes versées par le locataire au titre des charges font partie de vos encaissements ; déclarez-les sans les compter deux fois. Voir charges déductibles en LMNP.
- Au micro-BIC, vous déclarez l'ensemble des sommes encaissées, charges comprises ; aucune charge n'est déductible, l'abattement en tient compte.
Dans votre espace, saisissez les loyers et les charges encaissés, puis les charges payées dans leurs rubriques.
Questions fréquentes
Puis-je augmenter le forfait de charges en cours de bail ?
Seulement par la révision annuelle, dans les mêmes conditions que le loyer. Il ne peut pas être régularisé.
Le locataire conteste la régularisation : que faire ?
Fournissez le décompte et les justificatifs. En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation peut être saisie.
Les frais de syndic sont-ils récupérables ?
Non, ils restent à la charge du propriétaire. Ils sont en revanche déductibles au régime réel.